FAQ (Foire aux questions)

Le déménagement d’entreprise peut être divisé en 4 étapes :

1. Conditionnement (emballage des documents, démontage des meubles, protection des objets)
2. Manutention (chargement et déchargement)
3. Transport (arrimage dans les camions et acheminement)
4. Installation (déballage et remontage, branchage)

Ces différentes étapes doivent être soigneusement préparées en amont, selon la disposition des locaux de départ et d’arrivée, le volume et le type d’objets à déplacer, le stationnement des véhicules de déménagement, etc.

Cela nécessite de bien organiser son déménagement !

Un déménagement d’entreprise se prépare plusieurs mois à l’avance. Vous devez :

• Réaliser l’inventaire des meubles, du matériel et des documents à déménager. Vous pouvez en profiter pour faire le tri, et réaliser des sauvegardes informatiques !
• Préparer un cahier des charges qui présente l’entreprise, sa taille, les nouveaux locaux, le volume d’affaires à déménager, le type de matériel…
• Informer les salariés, en particulier les représentants du personnel, et désigner un responsable déménagement.
• Choisir votre déménageur, qui viendra visiter les locaux, fera avec vous une étude avec cubage du volume et plan d’implantation.
• Informer vos clients et fournisseurs et répondre à leurs questions.
• Étiqueter vos affaires (cartons ou caisses, mobilier, machines).
• Régler les démarches administratives et légales, notamment liées au changement d’adresse (lignes téléphoniques et Internet, immatriculation et Kbis de la société)
• Contrôler une fois le déménagement achevé.

Pour plus de détails sur la préparation d’un déménagement, suivez nos conseils !

Les démarches, notamment administratives et légales, liées à un déménagement d’entreprise sont nombreuses.Vous devez vous occuper du changement (transfert) de lignes téléphoniques et Internet, pas question de mettre ça de côté !

Il faut aussi signaler le changement d’adresse en prévenant vos divers interlocuteurs : partenaires, clients, fournisseurs, impôts, URSSAF, poste, caisse de retraite, sécurité sociale et la préfecture, notamment pour modifier l’immatriculation et le Kbis de la société.

N’oubliez pas non plus de modifier l’adresse indiquée sur les annuaires en ligne ainsi que sur vos réseaux sociaux.

Et s’il y a un transfert de siège social de votre entreprise à la suite du déménagement de vos bureaux, vous avez alors des formalités à accomplir auprès du greffe.

Pour en savoir plus, consultez notre check-list des formalités du déménagement d’entreprise !

Lors d’un déménagement d’entreprise, comme de particulier, la priorité est de calculer le volume du déménagement.

En effet, le volume (ou cubage) est un des éléments les plus importants pour évaluer le prix d’un déménagement, et faire un devis. Les conditions de déménagement (distance à parcourir, stationnement) comme les options choisies (emballage/déballage, démontage/remontage du mobilier) sont d’autres facteurs essentiels.

Pour calculer son volume de déménagement, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez essayer de le calculer vous-mêmes, en estimant le volume de chaque meuble, machine, et futur carton, et en multipliant par le nombre de ces objets ! Mais le risque de faire une estimation erronée est important. Par exemple pour les meubles pouvant ou non s’imbriquer ou se démonter.

Nous vous recommandons de passer par un professionnel. Vous pouvez directement contacter un déménageur, qui réalisera alors un inventaire de vos affaires et de vos meubles pour estimer le volume à déménager. Vous gagnerez du temps et éviterez une erreur d’estimation.

Mais le plus simple est d’utiliser un calculateur de volume de déménagement en ligne ! Il vous suffit d’indiquer le nombre de vos différents meubles et caisses ou cartons pour obtenir le résultat final.

Move Office propose bien sur son propre calculateur de volume de déménagement d’entreprise !

N’hésitez pas à nous contacter pour effectuer une estimation précise du volume à déménager et prendre en compte les spécificités de vos locaux, le devis est gratuit !

Si vous voulez vous-mêmes vous occuper de votre déménagement, d’entreprise ou de particulier, vous risquez d’avoir besoin de louer un monte-meuble.

En effet, il est possible que certains de vos meubles (non démontables) ou machines soient trop lourds pour être déplacés, même avec un diable ou un chariot, ou trop larges pour passer certaines portes, couloirs, escaliers ou ascenseurs.

Nous vous recommandons dans ce cas de louer un monte-meuble pour les faire passer par l’extérieur, c’est-à-dire par la fenêtre.

Le monte-meuble est composé d’une échelle qui s’appuie généralement sur la façade d’immeuble, et d’une plateforme mobile qui monte et descend le chargement arrimé dessus. Il nécessite l’intervention d’un technicien formé et habilité, pour des raisons de sécurité.

Move Office propose la location de monte-meuble avec opérateur. Nous pouvons aussi vous conseiller sur les différents types de monte-meuble à louer !

Chaque entreprise en France a pour obligation réglementaire de conserver certains de ses documents en les archivant selon différentes durées légales, dépendant du type de pièce concernée et de l’entreprise.

Les principaux délais de conservation sont :

• 3 ans pour les déclarations en douane et les convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration.
• 5 ans pour les contrats (papier), les documents bancaires et les documents pour le transport de marchandises, ainsi que les statuts de la société en cas de radiation.
• 6 ans pour les documents fiscaux.
• 10 ans pour les documents et pièces comptables, de même que les bons de commande, les factures, plus les contrats conclus par voie électronique.

La législation sur le sujet pouvant changer, nous vous conseillons de consulter l’un de ces liens officiels pour connaître les délais de conservation des documents pour les entreprises :

• Informations générales selon les différents grands types de documents (civils et commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux) par le Ministère de l’économie.
• Informations détaillées pour chaque type de document (contrat, police d’assurance, facture…) par la Direction de l’information légale et administrative .

Lors d’un déménagement d’entreprise, il vous faut annoncer votre déménagement à vos employés, ainsi qu’à vos partenaires, clients et fournisseurs.

Du point de vue légal, vous devez informer les représentants du personnel au moins 3 mois avant la date du déménagement. Mais nous vous conseillons d’annoncer votre déménagement auprès de tous les salariés de votre entreprise.

Déménager les bureaux d’une entreprise est une procédure collective. Nous vous recommandons donc d’impliquer vos collaborateurs dans toutes les étapes du déménagement, et leur donner le temps de se préparer.

Nommez un responsable du déménagement dans l’entreprise, et annoncez le clairement à vos employés afin qu’ils aient un interlocuteur disponible pour répondre à leurs questions et recueillir leurs remarques.

Enfin, nous vous conseillons d’organiser une réunion environ 10 jours avant le déménagement avec tous les salariés et l’entreprise de déménagement pour préciser l’organisation et le rôle de chacun.

Lorsque vous faites appel à une entreprise de déménagement professionnelle, tous vos biens sont assurés durant le déménagement (jusqu’à un certain montant, à voir avec le déménageur). Vous êtes ainsi protégés et remboursés en cas d’objet abîmé ou perdu.

La difficulté d’un déménagement réside principalement dans son organisation. En passant par une entreprise spécialisée, vous vous assurez une préparation et un planning réussis grâce au savoir-faire des déménageurs. Ils pourront vous conseiller pour l’emballage, la manutention, le transport, le stockage ou l’archivage de vos biens, etc.
Pour les entreprises, un inventaire sera fait, vos affaires seront étiquetées, et un plan d’implantation sera réalisé.
Vous gagnerez du temps, et aurez l’esprit tranquille !

En plus du savoir-faire vous profiterez également du matériel et de l’équipement du professionnel. Vos objets volumineux seront déplacés avec sûreté et facilité grâce à un équipement adéquat, vos biens fragiles seront correctement empaquetés, et tout sera monté/démonté et emballé/déballé rapidement.

L’entreprise de déménagement devra d’abord réaliser une étude de faisabilité selon le cahier des charges que vous aurez préparé, afin de définir le volume, le coût, et le temps nécessaire au déménagement. Le professionnel vous fera ensuite parvenir un devis.

Une fois le devis acté, demandez un planning prévisionnel pour que vous puissiez vous organiser.

Le déménageur pourra alors vous aider pour l’inventaire de vos affaires, et aussi pour définir un plan d’implantation des futurs bureaux avec l’emplacement des différents meubles et matériels.

Planifiez une réunion d’information 10 jours avant le déménagement avec tous les salariés concernés et la société de déménageurs pour préciser l’organisation et le rôle de chacun.

Vous pourrez ensuite commencer à archiver les documents, puis à emballer les affaires à déménager les jours précédant le déménagement.

Le lendemain du déménagement, faites un bilan avec vos employés, puis le surlendemain, vous pourrez déclarer les dommages éventuels aux assurances.

Pour un déménagement en semaine vers un site distant de moins de 35 km (accès départ et arrivée avec des moyens classiques), un déménagement d’entreprise par un professionnel coûte entre 250 et 300 € par poste de travail (c’est-à-dire un bureau, une armoire, un meuble bas, 3 sièges, un poste informatique et un téléphone) si vous réalisez l’emballage vous-même.

Avec l’emballage des dossiers compris, un déménagement d’entreprise par un professionnel coûte entre 300 et 400 € par poste de travail.

Pour un déménagement en week-end, vous devez prévoir un supplément d’environ 40 % le samedi et 100 % le dimanche et jours fériés.

Vous voulez avoir une idée plus précise du coût de votre déménagement ? Utilisez notre calculateur de volume pour obtenir gratuitement un devis !