Profitez du déménagement de vos bureaux et demandez à Move Office de vous aider à mettre en œuvre la dématérialisation ou numérisation des archives de votre entreprise !
Vos archives prennent de la place, trop à votre goût. Elles sont dans différents formats (papier ou numérique), dans plusieurs meubles ou bureaux. Organiser le tout vous prend du temps, et même trié, il est difficile de trouver rapidement le bon document… Et le tout est-il vraiment suffisamment sécurisé ?
Passez à des archives dématérialisées pour classer, accéder et partager plus facilement les pièces que vous devez ou souhaitez garder, pour pouvoir les conserver en toute sécurité via un système approprié, et économisez de l’espace ! Depuis la loi du 13 mars 2000, les fichiers numériques ont la même valeur que les documents papier, il n’y a pas à hésiter !
Vous pouvez éventuellement internaliser l’archivage numérique, avec un outil adapté, et des responsables internes formés. Mais pour les PME, l’externalisation est la meilleure option. Elle permet de bénéficier de prestations professionnelles, à un coût raisonnable.
Move Office s’engage à vous offrir une dématérialisation d’archives assurant :
- une mise en place avec sérieux et méthode
- des informations accessibles
- une confidentialité garantie
- un dispositif sécurisé
- une durée d’archivage respectée
- des données facilement récupérables en fin du contrat
Vous avez un projet dématérialisation d’archives ? Contactez-nous, nous vous enverrons gratuitement un devis !
Fonctionnement de la dématérialisation d’archives
Avant de procéder à la dématérialisation de vos archives, celles-ci doivent exister et être à jour ! Move Office peut vous aider à définir les pièces à conserver (documents à valeur contractuelle, preuves administratives, certificats liés à vos créations, procédures ou savoir-faire, etc.), et combien de temps les conserver. Les archives triées seront alors reconditionnées sur site. Nous nous chargeons évidemment du transport.
Après un relevé d’état des archives et un contrôle de conformité, Move Office établira une charte d’archivage, qui détermine par fonction, activité et nature de documents les étapes et référentiels nécessaires, ainsi que les obligations légales. L’ensemble des besoins et des processus de l’entreprise est pris en compte, car la dématérialisation d’archives concerne tous les services de l’entreprise (comptabilité, gestion commerciale, production industrielle, gestion du personnel, R&D…).
La dématérialisation des archives de votre entreprise débutera par la numérisation de vos archives. Nous pouvons numériser des documents papier classiques, de quelques pages A4 (factures, etc.), mais aussi des formats plus grands (plans en A3…) ou plus gros (ouvrages, etc.). Nous pouvons également scanner des documents photographiques ou des microformes (microfilms, etc.).
Une fois vos archives numérisées, un traitement de reconnaissance optique de caractères (OCR) sera effectué, pour traduire les images de textes en fichiers de texte. La lecture automatique de documents (LAD) servira ensuite à extraire les informations essentielles, qui permettront le travail d’indexation, de structuration et de catalogage de vos archives dématérialisées. La structure des archives doit être cohérente, selon des considérations techniques, organisationnelles et toujours réglementaires.
Aux documents numérisés, nous ajouterons les pièces d’origine numérique comme les e-mails, les fichiers issus de logiciels bureautiques (Word, Excel…), ou les informations échangées sous forme de base de données pour constituer des archives numériques complètes. Des contrôles qualité sont bien sûr effectués lors de la mise en œuvre des archives numériques.
Lorsque l’archivage est complet, Move Office met à votre disposition les fichiers numériques via un outil dédié sécurisé et simple à utiliser en ligne. Selon votre choix, nous vous restituons les documents originaux ou nous les détruisons. Nous pouvons également gérer un double archivage des informations, papier et numérique, si vous le souhaitez.
Les différentes solutions d’archivage
Plusieurs solutions existent pour dématérialiser vos archives. Vous pourriez bien sûr vous contenter de simples sauvegardes informatiques externalisées, de préférence sécurisées. Vous pouvez conserver physiquement ces sauvegardes dans différents lieux, et selon le support choisi (DLT…) vous assurer une longue préservation. Mais une sauvegarde convient mieux aux données vivantes qui restent à portée de main pour une utilisation courante, alors que les données archivées sont celles qui ne servent qu’occasionnellement.
Nous vous proposons plutôt d’utiliser un coffre-fort numérique qui est une meilleure solution, plus évoluée, pour dématérialiser vos archives. Il permet d’assurer la confidentialité et l’intégrité des informations. Il comprend donc une gestion des autorisations d’accès, ainsi qu’une vérification permanente de l’intégrité des données par différentes méthodes (calcul d’empreinte, horodatage, conservation des logs et événements…). Il peut également être utilisé pour des cas légaux spécifiques. Néanmoins, l’accès et la disponibilité des données présentes dans le coffre-fort numérique restent limités.
Si vous souhaitez une solution plus globale, nous vous conseillons de mettre en place un système d’archivage électronique ou SAE. Ce dispositif d’archives dématérialisées assure aussi bien l’accès, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations avec une valeur probante, c’est-à-dire une conservation de la valeur légale des documents.
Dans les deux cas, nos solutions vous assurent :
- l’intégrité de vos données : pas d’altération ni modification volontaire ou malveillante, et encore moins destruction d’archive, sauf autorisation spéciale ;
- la fidélité et la traçabilité de vos archives : il est possible de remonter à l’origine des documents et de reconstituer toutes les informations qui y sont liées (date, auteur, destinataire, etc.) ;
- la pérennité des fichiers : le système garantit la restitution de l’archive numérique tout au long de sa période de conservation ;
- l’accessibilité des informations aux personnes autorisées (confidentialité), de façon ergonomique. Le stockage est sécurisé et doté d’un procédé de classification et de recherche efficace.
Il est possible qu’une partie des archives numériques aient besoin d’être modifiables, ou soient tout simplement en cours de constitution, elles doivent alors être accessibles facilement. Il vous faudra alors faire le lien entre le système d’archivage électronique et vos documents utilisés au quotidien. Cela passe par la mise en place d’une Gestion électronique des documents (GED).
Intégrée à votre système d’information, la Gestion électronique des documents permet de centraliser et de mettre à disposition les flux documentaires courants élaborés, de formaliser l’accès et la diffusion des fichiers, de gérer les autorisations en modification, en suppression ou en validation des documents, qui pourront ensuite être versés aux archives, une fois figés.
Vous souhaitez dématérialiser les archives de votre entreprise ? Contactez-nous, nous vous enverrons gratuitement un devis !