Contrats de travail, impôts, devis, factures, bulletins de salaires, documents administratifs et juridiques… Vos archives prennent de la place dans votre entreprise ? Une transition s’impose.
La solution la plus pertinente est d’externaliser le stockage de vos archives. Cette action ne doit plus être perçue comme une contrainte : elle améliore de façon significative la performance de l’entreprise !
Du déménagement de vos archives à leur stockage permanent, l’essentiel est de s’entourer des meilleurs partenaires et se préparer avec sérénité.
Move Office vous invite à vous poser 4 questions avant de passer à l’action.
Quel est l’endroit le plus pratique pour stocker mes archives ?
Le choix du lieu de stockage des archives est une première étape à ne pas négliger.
Pour gagner de l’espace dans vos locaux, l’externalisation de vos archives est une véritable opportunité, à condition que le lieu de stockage réponde à des critères précis.
Pour choisir le meilleur endroit pour stocker vos archives, retenez ces critères :
- La proximité géographique : Si vous entreprise se situe en région parisienne, il est essentiel de privilégier un lieu proche et accessible. La prise en compte de la distance entre vos bureaux et le local de stockage est essentielle pour anticiper un rapatriement ou une consultation de documents. Par exemple, chez Move Office, toute entreprise en région parisienne peut faire rapatrier ses archives sous 48 heures. Une formule Super Express garantie même le rapatriement de documents en moins de 12 heures !
- Le potentiel de conservation : Pour maximiser la conservation des archives, le lieu doit respecter certaines normes techniques. La température, l’humidité, la lumière et la poussière sont à surveiller.
Quelle est la solution la plus sécurisante pour mon stockage d’archives ?
Des documents perdus ou dégradés sont toujours une mauvaise surprise… La question de la sécurité est importante à se poser avant de passer à l’action. En stockant vos archives, vous stockez une partie de la mémoire de votre entreprise. Il est donc primordial de renforcer la sécurité des documents entreposés. Ces derniers sont d’ailleurs plus en sécurité lorsqu’ils sont externalisés : au sein de l’entreprise, les documents sensibles n’ont pas toujours leur place.
Entre la difficulté de restreindre les accès de certaines parties de l’entreprise, les va-et-vient des salariés et des personnes extérieures… Il peut être difficile de garder le cap en terme d’organisation, surtout si votre entreprise subit un certain turnover ou un roulement d’employés. Les documents peuvent être égarés ou archivés au mauvais endroit : en externalisant ces archives, vous maximiser votre productivité mais aussi leur sécurité !
Plusieurs points sont à étudier pour choisir une solution garantissant une sécurité maximale :
- Faire confiance à un prestataire fiable, qui respecte votre politique d’archivage : Pour être certain de confier l’ensemble de ses archives à un partenaire de confiance, référez-vous dans un premier temps aux témoignages et avis en ligne. Dans un second temps, mettez en place une procédure d’archivage, à l’aide d’un tableau de gestion. Grâce à ce document synthétisant vos besoins et exigences en matière de sécurité, vous pourrez opter pour le tiers archiveur qui vous proposera l’offre la plus adaptée, sur-mesure et sécurisante !
- Opter pour des locaux agréés et adaptés : La société d’archivage que vous sélectionnerez doit suivre des normes précises. En matière de conservation des documents, de confidentialité client, mais aussi de sécurité physique. Les sites de stockage doivent être adaptés à la conservation des archives (dispositif anti-incendie, alarme, assurance dédommagement…).
Comment optimiser le coût du stockage d’archives ?
En région parisienne, les avantages sont nombreux pour les entreprises… Mais le coût de l’immobilier au m² est important ! Domicilier ses bureaux et stocker ses archives au même endroit peuvent vite faire grimper les charges.
En externalisant le stockage de vos archives, vous faites des économies et libérez de l’espace dans vos locaux. Plus besoin d’investir dans du matériel de stockage interne (armoires, rayonnages…). En dissociant le lieu de travail et le lieu d’archivage, vous évitez une charge locative ou foncière supplémentaire. Le bénéfice est double, voire triple : vous gagnez de l’espace dans vos locaux, quelqu’un s’occupe pour vous de la gestion et du stockage des archives et vous pouvez enfin vous concentrer sur votre coeur d’activité !
Comment gagner du temps lors du transfert d’archives ?
Optimiser les coûts du stockage d’archives, trouver la solution la plus pratique et sécurisante sont des étapes essentielles : mais comment faire pour gagner du temps lors de ce déménagement d’archives ?
Privilégier un service personnalisé : Certains prestataires comme Move Office proposent des livrets de préparation pour anticiper un déménagement. Ils veillent également à faire des comptes rendus toutes les 4 heures le jour J, pour ne pas perdre de temps face aux imprévus et assurer un transfert en toute sérénité. Pour anticiper votre transfert d’archives, faites confiance à des déménageurs d’entreprise qui ajustent leurs services à vos délais et vos exigences, pour une solution sur-mesure !
Opter pour un prestataire qui allie rapidité et praticité : Lors d’un transfert d’archives, le moindre détail faisant gagner du temps peut faire la différence. Nous vous conseillons de privilégier un déménageur d’entreprise qui optera pour des contenants spécifiques. Par exemple, des caisses en plastique permettent une meilleure protection des documents, un transfert plus rapide et un stockage plus pratique que des cartons de déménagement. Alors, prêts à mettre votre entreprise en boîte ?
C’est officiel, anticiper un transfert d’archives n’a plus de secrets pour vous ! Grâce à ces questions clés à vous poser, vous pouvez choisir sereinement votre déménageur d’entreprise pour externaliser le stockage de tous vos documents. D’autres questions vous viennent à l’esprit avant de passer à l’action ? N’hésitez pas à parcourir nos différents articles. De “Pourquoi externaliser ses archives ?” à “Comment rester zen avant, pendant et après le déménagement ?”, Move Office vous aide tout au long de votre parcours de déménagement d’entreprise et stockage d’archives !