Déménager son entreprise n’est jamais un changement facile à réaliser. Anticiper reste le meilleur moyen de passer ce cap le plus sereinement possible : lancer sa recherche de nouveaux locaux en amont, réaliser ses appels d’offre en temps voulu, soigner sa communication interne et externe dès le début.
Règle d’or
Il ne faut surtout pas minimiser le sujet et ses conséquences. Il faut anticiper, prendre le temps de réaliser correctement chaque étape.
Et c’est bien tout le travail de préparation en amont auquel il faut être particulièrement attentif. Avant de déposer son préavis, pensez bien à faire valider le financement de ce projet. Il faut ensuite présenter le projet immobilier au CHSCT et au CE, qui donneront un avis consultatif sur le sujet. D’une part, c’est une obligation légale, mais ces partenaires sociaux devront, pour le bon déroulé des événements, être associés au projet d’un bout à l’autre, et informés à chaque étape.
Afin d’éviter la circulation de faux informations, vous devez ensuite prévenir vos collaborateurs le plus tôt possible. Cette communication devra être entretenue tout au long du projet. En parallèle, il faut chercher des prestataires tels qu’un cabinet d’accompagnement immobilier, une entreprise d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les travaux qu’il faudra réaliser, un architecte,…
Après avoir trouvé vos nouveaux locaux, pensez à prévoir l’exploitation de vos futurs bureaux. En effet, vos surfaces et à fortiori vos besoins changent.
Mandater un responsable pour le pilotage du projet
Ce travail préparatoire est tellement chronophage que de plus en plus d’entreprises préfèrent le sous-traiter, notamment lorsqu’elles ne disposent pas de direction de l’environnement de travail assez structurée.
Sinon, pensez à confier ce projet à une équipe dédiée.
Communiquer
Quant au transfert d’entreprise en lui-même, que le pilotage soit géré en interne ou par un cabinet, certaines tâches ne doivent pas être négligées. En effet, si le choix du déménageur et sa qualité joueront pour beaucoup, la bonne gestion du projet en interne est également primordiale. Tout commence avec un groupe pilote constitué dès la décision prise de déménager. Il inclut la direction générale et les différentes directions (DET, DRH, communication, DSI…) ainsi que des salariés et représentants du personnel. Il faudra informer régulièrement vos collaborateurs de l’avancée du projet.
Lancer les appels d’offres
Le choix de son déménageur (90à 60 jours avant) mais aussi de tous les prestataires qui prendront part à ce projet d’envergure (conseil, aménagement, mobilier, recyclage…) prend du temps. Anticiper est donc le maître-mot. Et il en va de même pour les préparatifs des cartons. Plusieurs journées de rangement et classement sont généralement nécessaires pour permettre aux collaborateurs de jeter ce dont ils n’auront plus besoin.
Le Jour J… et les suivants
L’accueil est aussi un point à anticiper. Car le déroulé des événements le jour J aura un impact direct sur la façon dont les collaborateurs adopterons les nouveaux locaux. Vous pouvez par exemple créer un livret d’accueil avec leurs informations essentielles sur leur nouvel environnement de travail (accès, hôtel et restaurant, etc.). Mettre en place un SAV peut également s’avérer utile.