Votre entreprise possède un grand nombre de documents archivés et vous vous demandez ce que vous allez bien pouvoir en faire lors du déménagement de vos bureaux ? Sachez que vous pouvez temporairement confier vos archives à Move Office.
En effet, nous ne sommes pas seulement une société spécialisée dans le déménagement d’entreprise : nous proposons également un service de gestion des archives et des documents à nos clients.
En plus, ce sera l’occasion pour votre entreprise d’améliorer sa politique d’archivage. Découvrez toutes nos explications sur la procédure que nous mettons en œuvre chez Move Office.
Une étude personnalisée de vos besoins
La première étape est tout simplement incontournable. En effet, il s’agit de mener une étude personnalisée des besoins de votre entreprise en matière d’archivage. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les entreprises n’ont pas toutes les mêmes besoins : tout dépend des documents qu’elles archivent.
Bien évidemment, vous pouvez faire le point sur vos besoins en interne. Cependant, nos équipes ont l’habitude de mener ce type d’études. Vous pouvez nous confier cette mission les yeux fermés : notre force est de nous adapter aux spécificités de chacun de nos clients.
Un inventaire de vos archives
La seconde étape de notre procédure, c’est l’inventaire de vos archives. Celui-ci est tout aussi important que l’étude de vos besoins.
En effet, il faut savoir que certains documents doivent être archivés pendant une durée de 3 ans, d’autres pendant 5 ou 10. Dans vos archives, il y a sans doute des documents dont vous n’avez plus l’utilité et qui n’ont plus aucune valeur légale : nous pourrons nous en débarrasser pour vous (si vous nous en donnez l’accord).
De la même manière, l’inventaire est une bonne façon de se rendre compte de l’efficacité de son plan de classement : peut-être n’est-il pas très effectif si vos collaborateurs ne parviennent pas à s’y retrouver ou s’il paraît déséquilibré ?
La mise en place d’une politique d’archivage
L’équipe de Move Office va ensuite vous accompagner dans la mise en place d’une politique d’archivage efficace pour votre entreprise. Pour y parvenir, nous respectons la procédure suivante :
- Après l’inventaire, nous pouvons, sur votre demande, procéder à un tri de vos archives. Une fois que le tri sera terminé, nous pourrons supprimer les documents dont la date de péremption a été atteinte. Bien évidemment, nous remettrons un certificat de destruction à votre entreprise.
- Nous allons ensuite proposer un nouveau classement pour vos archives. Pour cela, il va falloir déterminer plusieurs classes d’archives. En effet, certaines sont courantes, définitives et d’autres sont considérées comme étant intermédiaires. Une fois que les classes d’archives seront parfaitement définies, nous pourrons vous proposer une procédure pour le cycle de vie de chaque catégorie de document : date de fin de vie, délai de conservation, etc.
Grâce à l’intervention de Move Office, vous allez facilement pouvoir optimiser le processus de vos archives. C’est très important, mais bien souvent négligé par les entreprises qui n’ont pas le temps de s’en charger. Pourtant, en cas de contrôle, avoir à sa disposition des archives complètes, bien classées et à jour est à la fois un gain de temps et une sécurité supplémentaire. Le déménagement d’une entreprise peut être l’occasion de revoir sa procédure d’archivage afin de l’améliorer.
Bien évidemment, dans le cadre du déménagement de votre entreprise, nous pourrons également vous proposer un service de conditionnement, de manutention et de transport totalement adapté aux archives de votre société.
N’hésitez pas à vous rapprocher de notre équipe pour en savoir plus sur notre service d’archivage et de gestion des documents. Nous sommes là pour répondre à toutes vos questions, mais également pour faciliter toutes les étapes du déménagement de vos locaux : si les archives sont une problématique importante pour votre entreprise, nous pourrons vous accompagner.