Votre entreprise déménage dans les prochains mois ? Vous savez que tout se déroulera pour le mieux, car vous allez confier le déménagement de bureaux à des déménageurs professionnels. Mais vous vous interrogez peut-être concernant les archives de votre société. Pendant le déménagement, vous ne saurez pas forcément où les stocker et vous êtes donc à la recherche d’une solution.
Découvrez nos conseils pour gérer vos archives au mieux pendant le déménagement de votre entreprise.
Faire un inventaire de ses archives
Dans un premier temps, nous vous recommandons de procéder à un inventaire de vos archives. Vous pouvez tout à fait confier ce travail à une société spécialisée dans la gestion des archives et des documents.
Il s’agit d’une étape très importante, car elle vous permettra de faire un premier tri et d’avoir une meilleure idée de vos besoins de stockage. Vous vous rendrez sans doute compte que vous conservez des documents inutiles qui n’ont plus aucune valeur légale depuis des années. Vous pourrez également en profiter pour faire le point sur votre système de classement qui n’est peut-être pas optimal.
Réaliser un inventaire de ses archives peut prendre du temps, mais il s’agit d’une étape nécessaire lorsque l’on prévoit de changer ses locaux professionnels.
Confier ses archives à une entreprise spécialisée dans la gestion des documents
Vous n’avez pas le temps de vous charger de l’inventaire de vos archives ? Vous pensez externaliser vos archives, au moins le temps du déménagement, afin de les conserver dans un lieu sûr lors du changement des bureaux ? Confier ses archives à une entreprise spécialisée dans la gestion des documents est une excellente idée.
Dans un premier temps, cette société pourra réaliser un tri dans vos archives. Ensuite, elle pourra revoir votre politique d’archivage afin de la rendre plus effective. Bien évidemment, s’il y a des documents dont votre entreprise n’a plus d’utilité, cette société aura également la possibilité de vous proposer la destruction de ces fichiers.
Bien évidemment, il est préférable de faire appel à une entreprise spécialisée qui maîtrise parfaitement les contraintes liées à l’archivage, qu’elles soient administratives, juridiques ou même tout simplement relatives à la politique en vigueur dans votre société. En effet, il ne faut pas oublier que la conservation des documents en entreprise est réglementée par la loi.
Move Office se charge du stockage de vos archives
Confier le stockage de ses archives à Move Office pendant le déménagement de son entreprise est une très bonne idée :
- Vous aurez la garantie que vos documents seront stockés dans un lieu sûr : impossible de perdre des documents importants et confidentiels.
- Vous pourrez bénéficier de l’expertise de notre entreprise sur la politique d’archivage.
- Vous bénéficierez d’un service de conditionnement totalement adapté aux besoins de votre entreprise.
- Vous pourrez rapidement vous faire livrer vos archives en cas de besoin. En effet, selon la formule sélectionnée, l’équipe de Move Office ramène les archives entre 12 et 48 heures après la demande.
Si vous pensez déménager les locaux de votre entreprise en faisant appel à Move Office, vous pouvez donc nous confier le stockage de vos archives en toute confiance. Nous mettons autant de soin dans le déménagement des bureaux que dans le stockage des archives des entreprises qui font appel à nous.
Vous voulez en savoir plus sur notre service d’externalisation des archives ? Vous voulez obtenir un devis en fonction du volume d’archives à stocker ? N’hésitez pas à vous rapprocher de Move Office : nous sommes bien plus qu’une entreprise de déménageurs professionnels. En effet, nous accompagnons de nombreuses entreprises dans le stockage temporaire ou de longue durée de leurs archives.