Au quotidien, de nombreux documents sont émis ou reçus par les entreprises en France. Ces dernières sont dans l’obligation de conserver ces fichiers pendant une durée minimale.
En effet, l’administration peut à tout moment mener des contrôles et avoir besoin de se référer à ces documents officiels. C’est pourquoi il est vivement conseillé aux entreprises françaises d’archiver l’ensemble des documents commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux ou encore relatifs à la gestion du personnel.
Votre entreprise va bientôt déménager ? C’est le moment parfait pour faire le point sur votre politique d’archivage. Connaissez-vous les délais de conservation des documents selon leur nature ? L’équipe de Move Office vous propose de revenir sur ces délais de conservation pour stocker au mieux vos documents.
Les documents commerciaux
Les documents commerciaux sont incontournables en entreprise. Cependant, le délai de conservation minimal peut être très différent selon la nature du fichier. Ainsi, un contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale doit être conservé pendant une durée de 5 ans, à l’exception de ceux qui sont conclus par voie électronique.
En effet, dans ce dernier cas, le document doit être conservé 10 ans à partir de la livraison du produit ou de la prestation. Les divers documents bancaires qui circulent en entreprise doivent quant à eux être archivés pendant 5 ans.
Les documents comptables
Vous vous demandez combien de temps archiver vos livres et autres registres comptables ? Il est recommandé de les stocker pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Il en va de même pour les pièces justificatives comme les bons de commande, les factures des clients et des fournisseurs, etc.
Les documents fiscaux
Et qu’en est-il des documents fiscaux ? La durée de conservation des documents relatifs à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés est de 6 ans. Il en va de même pour les fichiers qui concernent les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux, les bénéfices agricoles en régime réel, les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises ainsi que les taxes sur le chiffre d’affaires.
Bon à savoir : en cas de fraude fiscale (ou autre activité illégale) avérée, le délai de conservation des documents fiscaux est de 10 ans et non plus 6.
Les documents sociaux
Vous ne savez pas combien de temps faut-il stocker le compte annuel ou encore le registre des procès-verbaux des assemblées et autres conseils d’administration ? Concernant le compte annuel, il est obligatoire de l’archiver pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Par contre, il faut uniquement conserver les registres de procès-verbaux pendant une durée de 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.
Les documents relatifs à la gestion du personnel
Les documents relatifs à la gestion du personnel sont très nombreux en entreprise : ils font partie de la vie de celle-ci. Mais combien de temps faut-il archiver ces fichiers ? Là encore, tout dépend de leur nature :
- 5 ans pour les bulletins de paie
- 3 ans pour la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
- 5 ans pour la déclaration d’accident de travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
- 1 an pour la comptabilisation des horaires et des heures d’astreinte des salariés
Vous avez besoin d’aide pour trier vos archives d’entreprise ? Ou pour les stocker pendant votre déménagement ? N’hésitez pas à vous rapprocher de Move Office.
En effet, nous avons la possibilité de nous charger d’un inventaire de vos archives. Celui-ci est incontournable pour procéder à un tri et à l’amélioration de la politique d’archivage. Bien évidemment, nous pourrons également vous proposer des solutions de stockage pour vos archives pour toute la durée de votre déménagement d’entreprise. Nous proposons également des solutions de stockages de longue durée pour les archives des sociétés.