La réussite de tout transfert réside dans la capacité, en amont, d’appréhender l’ensemble des éléments spécifiques de chaque déménagement.
Bien définir son projet de déménagement de bureaux
Et définir son transfert ne se cantonne pas à chiffrer et à quantifier les volumes à déménager. Connu comme un moment « psychologiquement » éprouvant au sein d’une entreprise, les conséquences d’un déménagement de société peuvent être minimisés en suivant quelques règles simples :
- Informer l’ensemble de ses salariés sur l’ampleur, la durée, les conséquences de ce projet.
- Mettre en place des visites dans les futurs locaux afin de rassurer les salariés.
- Organiser les ressources internes qui pourraient participer à la conduite du projet.
- Créer une cellule d’information dédiée qui soit capable de répondre à toutes les questions des collaborateurs.
- Planifier des alertes précédents le jour J afin d’éviter toute surprise.
- Responsabiliser chaque collaborateur sur son rôle durant le déménagement (emballer ses affaires personnelles est un bon début).
Constituer le cahier des charges
Aussi indispensable pour l’entreprise que pour le prestataire du déménagement, le cahier des charges formalise les attentes de la société sur le transfert. Il se compose généralement de 3 étapes :
- Présentation de la société : domaine d’activité, sa taille (nombre d’employés, surface actuelle…), identification du nouveau site, volumes à transférer.
- Définition des contraintes : dates, durée de transfert, accès au départ et à l’arrivée, particularités techniques des sites, type de matériel et mobilier à transférer, collecte des besoins de chaque salariés, chaque équipe.
- Définition des attentes : schéma logistique complet ou partiel, type d’organisation et de conditionnement privilégié, déconnexion et reconnexion du matériel informatique, communication prévue
La société prestataire, le déménageur, va ensuite arbitrer en fonction des besoins et attentes du client.