De nombreux critères rentrent en compte lorsqu’une entreprise décide de déménager et notamment sa taille. Une entreprise de 1 000 salariés n’appréhendera pas son déménagement de la même manière qu’une plus petite structure.
Dans tous les cas, cela ne s’improvise pas et doit être prévu bien en amont. Voici les grandes étapes du déménagement de son entreprise.
Définir les enjeux et les contraintes
Il est essentiel de se poser la question des raisons de ce déménagement et les attentes qui en découlent. Pesez les pour et les contre. « Il est bon d’établir un cahier des charges en décrivant précisément l’implantation de départ (superficie, capacité d’occupation, prix, montant des charges, localisation, parking, ascenseur…) et ses attentes pour le nouveau bâtiment « , note Jean-François Couec, le nouveau président d’Amsycom.
Evaluez les coûts
Déménager induit forcément de transférer le matériel de ses collaborateurs (bureaux, matériels informatiques, armoires, caissons, …). Comptez entre 100 et 200 euros par poste de travail tout en gardant en tête les contraintes techniques qui peuvent faire augmenter la facture. Certaines pièces comme un serveur informatique seront plus délicates et prendront plus de temps.
Choisir le bon prestataire
N’hésitez pas à faire jouer la concurrence et comparer différents prestataires afin de choisir le bon. Il est essentiel de bien vérifier le coût, le délai mais aussi les clauses de résultat et de pénalités en cas de retard, de casse ou de vol avec votre prestataire.
Evaluez les conséquences
Il est important de bien penser à l’aspect humain du déménagement et bien informer ses salariés en amont. Préparez les réactions des salariés en vous documentant et en prenant en compte leurs attentes pour éviter les incompréhensions et les réclamations. Pour favoriser l’adhésion et faciliter la vie des salariés, des services peuvent aussi être imaginés et proposés tels qu’une crèche, une salle de sport, une salle de détente, des navettes, …
Respectez la loi
N’oubliez pas de prévenir le CE et le CHSCT de votre projet. Un oubli serait considéré comme un délit. Faire participer les représentants du personnel donnera aussi une meilleure efficacité au projet.
Constituer une équipe dédiée
Le déménagement est un projet à part entière. Il est donc indispensable de constituer une équipe et de nommer un chef de projet dédié à cela pour assurer un suivi en continu de la préparation du projet et ainsi éviter les erreurs.
En profiter pour se réorganiser
Déménager c’est également l’occasion de revoir l’organisation de sa façon de travailler afin d’assurer la meilleurs productivité possible. Pourquoi pas un open space ? Tous les salariés ont-ils besoin d’un poste ? Doit-on archiver les documents papier sur ordinateur ?
Anticiper les tensions
Un déménagement bouleverse les petites habitudes de tout le monde entraînant du stress pour certains salariés. Il est important de ne pas laisser les rumeurs s’installer et communiquer régulièrement avec ses collaborateurs et préciser le planning bien en amont. Et n’hésitez pas à les impliquer dans ce projet en leur demandant leur avis sur le choix du mobilier par exemple.